秘书档案管理:第三章案卷及其封面的编目
文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:59:28
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第三章 案卷及其封面的编目
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位,也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。
二、案卷目录的类型及选择
案卷目录的类型基本上有两种:一是以全宗为单位编制的综合目录,二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
案卷目录类型的选择,应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况,以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。
三、案卷目录的结构与编制方法
(一)封面和扉页(里封)
其项目包括:挡案馆(室)名称;全宗号及案卷目录号;全宗名称及类别名称(如果一个全宗编若干本目录时,则应有机构或其他类别名称);目录中档案的起止日期。
机关档案工作业务建设规范的规定的案卷目录封面格式如下:
案卷目录封面
目 录 名 称
(日年或组织机构)
全宗号: 档案室编目录号:
保管期限: 档案馆编目录号: |
(二)目次
要根据全宗内案卷的分类排列情况,分别写明各案卷分类类目的名称及其起止页码,也可包括案卷的起止号。它是案卷目录的索引及案卷目录内容各结构的纲要。