秘书资格考试复习笔记(三级)二章
文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:32:15
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第二章 办公环境的管理
1.办公布局:开放式办公室的优点:易于沟通,便于交流;缺点:房间易有噪音,如说话声,打电话等影响他人 ; 封闭式办公室的优点:易于保证工作的机密性 (把书第353页上表格看一下)
2.封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室。P352
3.预防紧急情况的措施有:主要是第二点和第六点(P354)其中,第二点可能考选择题;第六点在录像中可能出现
4.发生事故时,秘书要填写《事故情况记录表》;如果事故中有人受伤,则涉及到的每个人都要填写一张《工伤情况报告表》,里面的主要信息要有:完成表格人员、事故涉及人员、事故见证人、填写表格的人员签名和日期。注意一定不要有伤情鉴定医生。
5.第二题:改进日常办公事务工作流程的方案。
答:改进日常办公事务工作流程的基本思路是:合并和精简。认识到存在的问题后,提出如下改进建议。书上第356页的表格,把大标题写上,然后在自己添写一些话,是句子完整通顺。然后再答第357页注意事项中:(1)流程应由职权明确的专人来负责(2)要考虑客户的需要,与其他流程以及客户需求适当结合(3)流程本身要有不断改善的空间和弹性。
6.选择题:文稿审定的步骤:(1)文秘人员打印文件,首先应浏览一遍文稿。(2)校对人员应认真校对。(3)章监管员用印前,对文件内容、文件格式、签发手续再次认真核对一遍。 P358上
7.选择题:文稿审核的内涵:法律审核、政策审核、实施审核、体式审核、程序审核P358
8.选择办公设备和易耗品供应商时要比较:(1)价格和费用,如批量购买,节日削价或将其指定惟一的办公用品供货商,但注意一定不要处理的产品(2)质量和交货(3)服务和位置(4)安全和可靠性 要仔细比较供应商的报价单、订货单、交货单和发票是否一致P359
9.第三题:作为秘书,你如何做到对办公用品的控制和监督?
答:第一:要做好库存控制,就要确定好库存卡,既确定最大库存量、最小库存量和再订货量。其中最大库存量是(定义,在书上第360页中间),最小库存量是(定义,在书上第360页),再订货量是:(定义,在书上第360页)
第二:加强对办公设备和耗材的库存管理和监督,要求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。(P261)进货卡即记录所有接收信息;出货卡即是申请领用单,记录发放物品的数量;库存卡是每一次计算物品的库存余额,该余额代表库存物品的实际数量。(P260)
第三:最后(书上第360页下)①检查库存物品申请表和库存卡,从而了解各部门和某个人使用物品的情况②定期检查库存记录卡,了解库存物品的项目和最大、最小库存量和再定购量③检查实际库存,将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较,看是否有出入,其目的是防止浪费和被盗。
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