秘书最重要的职能是上传下达(1)
文章作者 100test 发表时间 2007:01:14 22:18:10
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秘书最重要的职能是上传下达。因为各种条件和因素的限制,老板和员工之间往往不能很好地沟通和了解,有时候一点点小误会也会严重影响团队之间的关系甚至公司的运作。这时候秘书应该及时沟通,动之以情,晓之以理,把事情说清楚。一个好的秘书,不仅给老板的工作带来轻松,也是公司的形象的重要代表之一。
陪同领导出访注意事项
1、陪同
在许多时候,秘书需陪同领导出访客户。在这个时候,领导和秘书的配合程度直接关系到公司的形象,作好陪同是对秘书的基本的要求。比如有重要的契约或接受订货时,必须与领导同行,这时一般有两种情况要注意:
第一种是客户和领导有直接的关系。这时作为秘书应该站在辅助的地位,和客户初次见面时应该亲切地寒暄,并且作适当的自我介绍,第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中,要不卑不亢,给人以良好的感觉。
当客户和领导谈话时,陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问你,你要直接或间接地征询领导的意见,然后给对方以满意的回答。
谈判过程中,如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈,你就要适时地从中打圆场。
在商谈结束时,无论成交还是不成交,都不要被当时的气氛所影响,应尽宾主之仪,亲切地道别,不要让对方有这样的评价:"这个公司上下怎么一点礼貌都懂。"或是:"这个公司领导还不错,可用人不太精明,怎么选了这么不懂礼貌的陪同。"
2、引见
还有一种情况是请领导访问自己所熟悉的客户。这时首先要注意的是前面已讲过的不要"越位",应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场,使领导有许多讲话的机会。
在领导与客户商谈时,应该注意领导的谈判技巧和应对方式,并且要充分掌握气氛。气氛过"热"时,适当地"降温",如,"来,大家先喝杯茶"。气氛过"冷"时,不时地"加温",可以说"这茶不错,你们认为呢?"这样适度地转移话题,解除尴尬,才不失为中间人的身份。
当然这时也不能一味地骑墙,毕竟商谈是为了本公司的利益。因此,你要不太显露地为本公司出力。比如当领导谈判时进一步向对方提问时,你可以若无其事地推动;当你认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时,应该很在默契地助领导一臂之力。但是,在这种情况下,因为你同客户也是旧相识,因为,不要过多地同领导联系以求占得上风。因为这样会使对方提高警惕,产生戒备心理,对双方的相互沟通无益。况且,有领导在场,你也大可不必过多地参与商谈的主要内容,领导心中自然是有数的。
在陪同领导访问客户时,你这样配合他们,尊重他们,不仅能增进上下级的关系,在客户眼中看来,则是认为你是一个应对得体的好"幕僚",从而提高公司的信誉。
领导走后你应该做什么
领导出差之后,秘书不要以为自己没有什么事做了,让自己放松放松。秘书应当把领导出差这段时间当做一个自学的好机会,平时自己觉得哪些工作不太熟练,哪些方面的知识还比较欠缺,过去没有时间自学,那么,就应该抓住这个机会充实自己。
1、领导遗漏的东西
给领导送站回来后,突然发现办公室桌上还有一份文件,是明天领导和对方签订协议时用的。在这时,千万不能惊慌失措,一定要想办法把它给领导送去。一是用传真机传送过去,因为传真机现在已开始普遍使用;二是航空特快专递。将东西寄出动后,还必须给对方打个电话,告诉领导东西已经寄出。
2、电话的处理
在领导出差期间,如果有客人来电话找领导,秘书就要认真做好电话记录,把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较重要的话,领导回来时,在接站的时候汇报:如果不急,就待领导上班后再说。
有时公司出了急事,要立即向领导汇报,可这时领导正在开会或客户会谈,电话怎么也找不到,这时可以把电话打到旅馆,请对方接电话的人写个纸条,让领导晚上回旅馆后再等自己的电话或者给自己家里来个电话。当然如果事情不是很保密的话,也可以把事情的大致情况告诉接电话的人,请他直接转告领导。
3、领导回来的时候
领导出差回来的时候,秘书一般都要到车站或机场去接。秘书接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西,更重要的是及时向领导汇报,因为领导肯定急于想知道他自己不在公司期间所发生的一切,特别是他自己在出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。但是,在这个时候不能给领导说得太多,使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的,对于这些事情可以写个提纲。如果领导想急于知道详细的话,可以把提纲递给领导看。
如果在那边是自己的分公司为领导送站的话,只要打个电话告诉他们领导已经平安到家就行了;如果是客户为领导送站的话,那么,在电话里还要向对方表示感谢。