表处理是一种基于表格的数据处理,并利用数据的行列及其他关系,为人们提供极为方便的数据分析和处理工具,其中最具代表性的是Microsoft Excel,它广泛用于企业财务、审计、统计、计划等众多领域。
6.4.1 Excel的启动与操作窗口
一、Excel的启动与退出
⒈Excel的启动
⑴双击桌面Excel图标;
⑵【开始】→【所有程序】→【Microsoft Excel 】;
⑶双击已经存在的Excel文档。
⒉Excel的退出
⑴【文件】→【退出】;
⑵单击标题栏右边的关闭按钮【X】。
二、Excel的工作窗口
主要由标题栏、菜单栏、工具栏、滚动条、编辑区、工作表区域、工作表标签、状态栏、行标题以及任务窗格等部分组成。
三、Excel的数据组织
Excel以工作簿为数据管理单位,以工作表为数据处理单位,以单元格为最小的操作对象。一个工作簿可以包含多个工作表,而一个工作表可以包含有多个单元格。
⑴工作簿
工作簿实际上就是用来存储并处理工作数据的文件。一个工作簿内最多可以有255个工作表。
⑵工作表
工作表就是一个表格,它最大可由此可65536行和256列构成。
⑶单元格
单元格是Excel最小的操作对象,实质上就是一个存储单元。
6.4.2 工作簿的建立与基本操作
一、工作簿的建立与保存
1、建立工作簿
⑴Ctrl+N;
⑵工具栏【新建】;
⑶【文件】→【新建】。
注:启动Excel是系统自动产生一个名为“工作簿1”的新工作簿。
2、保存工作簿
⑴【文件】→【保存】。
⑵工具栏【保存】。
⑶Ctrl+S或Shift+F12。
⑷自动保存:【工具】→【选项】→【保存】设置
⑸【文件】→【另存为】。
注:将一个工作簿另行保存往往是备份工作簿的一种简便方法。
二、工作簿的打开与关闭
⒈打开已存在的工作簿文件
⑴ 【文件】→【打开】。
⑵工具栏【打开】。
⒉关闭工作簿
⑴【文件】 → 【关闭】;
⑵单击菜单栏右边的关闭按钮【X】。
三、工作表的基本操作
⒈选定工作表
⑴选定一个工作表。
⑵选定多个工作表。如果要在当前工作簿中选定多张相邻的工作表,则先选定第一张工作表的标签,然后按住Shift键再逐个单击其其他工作表的标签即可。若要选定多张不相邻的工作表,则应选定第一张工作表的标签,然后按住Ctrl 键再单击最后一张工作表的标签即可。
⒉工作表之间的切换
⑴利用工作表的名字切换。
⑵使用滚动按钮进行切换。
⑶使用Ctrl+PgUp或Ctrl+PgDn。
⒊插入或删除工作表
⑴插入工作表
①插入一张新工作表:【插入】→【工作表】。
②添加多张工作表:Shift+ 【插入】→【工作表】。
⑵删除工作表
① 【编辑】→【删除工作表】。
②右击工作表,菜单选择【删除】。
⒋移动和复制工作表
⑴移动工作表
①在同一个工作簿中移动:鼠标拖放。
②移到另一个工作簿
【编辑】→【移动或复制工作表】
⑵复制工作表
①在同一个工作簿中复制:Ctrl+鼠标拖放。
②复制到另一个工作簿
【编辑】→【移动或复制工作表】→“建立副本”。
⒌重命名工作表
⑴双击相应工作表的标签,然后输入新名称并回车即可。
⑵右击工作表标签,选择【重命名】,然后输入新名称并回车即可。
⒍保护工作表
【工具】→【保护】→【保护工作表】。
6.4.3 单元格数据的输入与编辑
一、选择单元格
被选定的单元格一般称为活动单元格。
⒈选择一个单元格
⑴用鼠标选择;⑵使用名字栏;
⑶用命令选择;⑷用键盘定位。
⒉选择整行或整列单元格
单击行号或列号即可。
⒊选择一个区域的单元格
⑴选择相邻单元格组成的区域。
⑵选择非相邻单元格组成的区域:Ctrl键。
⒋选择整个工作表:【全选】按钮。
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