《中国秘书》第七章:档案管理·案卷及其封面的编目
文章作者 100test 发表时间 2007:05:22 12:40:08
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案卷及其封面的编目
—、案卷的概念
案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位,也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。
二、案卷目录的类型及选择
案卷目录的类型基本上有两种:一是以全宗为单位编制的综合目录,二是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录。
案卷目录类型的选择,应根据全宗的大小、全宗内案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况,以及立卷归档和向档案馆移交的制度等情况而定。
三、案卷目录的结构与编制方法
(一)封面和扉页(里封)
其项目包括:挡案馆(室)名称;全宗号及案卷目录号;全宗名称及类别名称(如果一个全宗编若干本目录时,则应有机构或其他类别名称);目录中档案的起止日期。
机关档案工作业务建设规范的规定的案卷目录封面格式如下:
案卷目录封面
目 录 名 称
(日年或组织机构)
全宗号: 档案室编目录号:
保管期限: 档案馆编目录号: |
(二)目次
要根据全宗内案卷的分类排列情况,分别写明各案卷分类类目的名称及其起止页码,也可包括案卷的起止号。它是案卷目录的索引及案卷目录内容各结构的纲要。
(三)序言或说明
一般多放在案卷目录的首页。序言中应叙述使用案卷目录和利用档案时了解的情况。如目录的结构、编制方法、立档单位和全宗简史,尤须说明全宗内档案的完整程度。每本案卷目录是否必须编写序言,其生活繁简程度如何,应根据案卷目录的内容和使用情况来决定。
(四)简称表
根据需要将案卷目录中使用的名词简称与其全称列为对照表,以便查对,简称表可以单独编制,也可以写在序言内。
(五)案卷目录表
这是案卷目录的主体部分,应该认真逐项填好。它以表格形式直接登记案卷封面上的各项内容。主要项目包括:案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。《机关档案工作业务建设规范》规定的案卷目录表的格式如下:
案 卷 目 录
案卷号 |
题名 |
年度 |
页数 |
期限 |
备 注 |
档案室编 |
档案馆编 |
|
|
|
|
|
|
|
题名:案卷封面上的标题,目录中的标题必须与案卷封面上的标题一致,不能随意改动或缩减。
页数:卷内文件实有的页数。
期限:案卷封面注明的保管期限。
备注:用来说明个别案卷的情况,如卷内文件字迹模糊、残破等,以及案卷的变化情况(如案卷的移出、销毁和卷内文件数量的增减等)。
(六)备考表
附在全部案卷目录之后,总结性地记载案卷目录的基本情况,包括本目录所登记的案卷数量和案卷排列长度(米)。案卷目录的页数(用中国大写数字和阿拉伯数字标明),编制日期以及其他必要的说明,最后是编制者签名或盖章。
备 考 表
本目录共 张,包括 个案卷,案卷排列长 米,一
式 份。
案卷情况说明:
编制人: 年 月 日 |