一级MS--Office考试要点20

文章作者 100test 发表时间 2007:03:10 17:26:24
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【考点八】 保护数据
1.保护工作簿和工作表(1)保护工作簿工作簿的保护有两个方面：第一是保护工作簿，防止他人非法访问；第二是禁止他人对工作簿中工作表或对工作簿窗口的非法操作。●访问工作簿的权限保护为了防止他人非法访问，可以为工作簿设置密码。要访问该工作簿，必须键入正确的密码。否则，将不能打开该工作簿或以只读方式打开(不能修改)。①限制打开工作簿操作步骤如下：打开工作簿。单击“文件”菜单的“另存为”命令，出现“另存为”对话框。单击“另存为”对话框“工具”的下拉按钮，并在出现的下拉列表中单击 “常规选项”，出现“保存选项”对话框。②限制修改工作簿③修改或取消密码●对工作簿的工作表和窗口的保护(2)保护工作表除了保护整个工作簿外，也可以保护工作簿中指定的工作表。其操作方法如下：①使要保护的工作表成为当前的工作表。②鼠标指向“工具”菜单中的“保护”命令，然后单击其中的“保护工作表”，出现“保护工作表”对话框。③选中“内容”复选框，可以防止他人改变工作表中的单元格数据，也可以防止他人查看隐藏的数据行、列和公式。选中“对象”复选框，可以防止改变工作表或图表中的图形对象。选中“方案”复选框，可以防止改变工作表中方案的定义。④与保护工作簿一样，为防止他人取消工作表保护，可以键入密码。⑤单击“确定”按钮。为了取消这种保护，可以选“工具”菜单“保护”命令的“撤消工作表保护”。(3)保护单元格保护工作表就意味着保护它的全体单元格。然而，有时并不需要保护所有的单元格，例如只需要保护重要的公式所在的单元格，其他格允许修改。一般，Excel使所有单元格都处在保护状态，称为“锁定”，当然，这种锁定只有实施上述“保护工作表”操作后才生效。为了解除某些单元格的锁定，使其能够修改，可以执行如下操作：①首先使工作表处于非保护状态。②选定需要取消锁定的单元格区域。③然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令，出现“单元格格式”对话框，再单击“保护”选项卡。④消除“锁定”复选框并单击“确定”按钮。重新对工作表实施保护后，本操作中取消锁定的单元格就是可以进行修改的单元格，其余单元格为保护单元格。
2.隐藏工作簿和工作表对工作簿和工作表除了上述密码保护外，也可以赋予其“隐藏”特性，使其内容不可见，从而得到一定程序的保护。(1)隐藏工作簿●隐藏工作簿方法如下：①打开要隐藏的工作簿②单击“窗口”菜单的“隐藏”命令。③按Shift键，然后单击“文件”菜单的“关闭所有文件”命令。也可以直接退出Excel。下次打开该文件时，以隐藏方式打开。可以使用其数据。但内容不可见。●取消工作簿的隐藏方法如下：①打开要取消隐藏的工作簿。②单击“窗口”菜单的“取消隐藏”命令，出现“取消隐藏”对话框。③单击要取消隐藏的工作簿文件。并按“确定”按钮。(2)隐藏工作表●隐藏工作表方法如下：①使要隐藏的工作表成为当前工作表。②单击“格式”菜单“工作表”命令的“隐藏”。③单击“保存”按钮。隐藏工作表后，屏幕上不再出现该工作表。但可以引用该工作表中的数据。若对工作簿实施“结构”保护后，就不能隐藏其中的工作表。●取消工作表的隐藏操作步骤如下：①单击“格式”菜单的“工作表”命令的“取消隐藏”，出现“取消隐藏”对话框。②单击对话框中要取消隐藏的工作表名并按“确定”按钮。(3)隐藏单元格的内容隐藏单元格内容是指单元格的内容不在数据编辑区显示。例如对存有重要公式的单元格进行隐藏后，人们在单元格中看到公式的计算结果，但在数据编辑区中看不到公式本身。而隐藏之前却可以看到。●隐藏单元格内容方法如下：①选定要隐藏的单元格区域。②单击“格式”菜单的“单元格”命令，出现“单元格格式”对话框，单击“保护”标签。③清除“锁定”，选中“隐藏”复选框。④单击“确定”按钮。⑤单击“工具”菜单“保护”命令的“保护工作表”，使隐藏特性起作用。●取消单元格隐藏方法如下：①取消工作表的保护，方法如前所述。②选择要取消隐藏的单元格区域。③单击“格式”菜单的“单元格”命令，出现“单元格格式”对话框，单击“保护”标签。清除“隐藏”复选框。④单击“确定”按钮。(4)隐藏行或列●隐藏行(列)方法如下：①选定需要隐藏的行(列)。②单击“格式”菜单“行”或“列”命令的“隐藏”。则隐藏的行(列)将不显示。但可以引用其中单元格的数据。●取消行(列)的隐藏方法如下：①选定需要取消隐藏的行(列)。方法是在名称框中输入隐藏行(列)的某单元格地址，例如输入A1表示选定第一行或A列。②单击“格式”菜单“行”或“列”命令的“取消隐藏”。